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Informatidien

 

Christian Chassan

Ltr

Écrire une lettre

Cette rubrique permet de réviser les éléments essentiels pour rédiger un message, le mettre en forme, l’imprimer et l’envoyer. Il s’agit :

Les articles suivants décrivent comment effectuer ces opérations :

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Les outils (1/3) - WordPad

L’éditeur de texte WordPad

Éditeur de texte

WordPad

Pour écrire une lettre, il faut utiliser un éditeur de texte.
Vous connaissez certainement Bloc-notes de Microsoft qui appartient à cette famille. Ce logiciel reproduit de manière fiable les caractères frappés au clavier, sans aucune adaptation ou possibilité de les mettre en valeur. Ce qui le rend inutilisable pour écrire une lettre élaborée mais ce qui en fait un logiciel appréciable pour prendre quelques notes à la volée.

La Rolls des traitement de texte fait partie de Microsoft Office [1], c’est Word. Pour lui faire concurrence, on trouve le pendant dans LibreOffice [2] , c’est Writer. Tous deux permettent d’écrire des lettres mais aussi d’épais rapport. Si vous n’avez jamais utilisé aucun d’eux, ils sont à oublier pour une simple lettre. Par contre, si vous connaissez l’un d’eux et l’avez sur votre machine, faites avec, c’est inégalable.

Je vous propose l’intermédiaire, gratuit et fournit par Microsoft en personne : WordPad - un logiciel de traitement de texte de base. C’est celui que nous allons utiliser.
Il permet une mise en forme basique et l’impression. Il ne comprend ni correcteur orthographique ni gestion des styles. Il est bon pour écrire des lettres ou des textes courts. Il est le bas de gamme des éditeurs que vous rencontrez pour écrire un mail ou prendre des notes élaborées.
Il ne nécessite pas une formation pointue pour être pleinement utilisé : voir le tutoriel WordPad.
Ce logiciel a toujours été préservé par Microsoft. WordPad a été introduit en premier lieu dans Windows 95 pour remplacer Microsoft Write qui était intégré dans les versions précédentes de Windows. Aujourd’hui, WordPad possède le minimum indispensable à la rédaction d’un simple courrier. Ses fonctionnalités sont rapidement accessibles au commun des mortels, ce qui n’est pas toujours le cas des logiciels complets cités plus haut qui demandent un sérieux apprentissage.

Éditeur de texte

Présentation de WordPad

WordPad (Microsoft) est le logiciel le plus simple, immédiatement disponible, pour rédiger un courrier élaboré.
Il est préinstallé en tant que composant du système Windows. Il est donc sur votre machine. Il sera aussi sur la machine Windows à laquelle vous pouvez avoir accès occasionnellement lors de vos déplacements.

 

WordPad est compatible avec le format RTF. Le Rich Text Format (RTF, littéralement en anglais, « format de texte enrichi ») est un format de fichier conçu par la société Microsoft. Ce format descriptif non compressé est reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte comme LibreOffice Writer ou Microsoft Word. Sa vocation initiale est d’être un format pivot entre logiciels et plates-formes hétérogènes. Il est utilisé par défaut dans :

  • l’éditeur TextEdit de Mac OS X,
  • WordPad de Windows,
  • le traitement de texte Ted, courant sous les systèmes de type Unix.

Éditeur de texte

Mettre WordPad sur la barre des tâches

Comment mettre WordPad [3] dans la barre des tâches :

  1. cliquer sur l’"Écran de démarrage",
  2. accéder à la liste de "Toutes les applications" [4] [5],
  3. ouvrir le groupe d’applications "Accessoires Windows" pour Windows 10 ou "Outils Windows" pour Windows 11 (ordre alphabétique),
  4. Faire un clic droit sur WordPad et dans le menu contextuel qui s’ouvre cliquer sur "Épingler à la barre des tâches".

Supports

 

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[1]Suite bureautique propriété de la société Microsoft.

[2]Suite bureautique libre et gratuite. LibreOffice est intégré au socle interministériel de logiciels libres de l’État français.

[3]Ou un logiciel quelconque.

[4]Ordre alphabétique.

[5]Il existe des applications seules & des groupes d’applications.

Les outils (2/3) - Le clavier

Le clavier français standard

Le clavier français standard

Caractères indispensables absents

Certains caractères sont infaisables directement avec le clavier : voir "Ce clavier manque de caractères" pour faire le tour des caractères indispensables absents.

WordPad

Gestion des caractères absents du clavier

Un "éditeur de textes basique" permet :

  • une mise en forme basique :
    • copier/coller ;
    • choix de la police de caractère, de sa taille, de sa mise en forme (gras, italique, barré, exposant, etc.) ;
    • mise en forme des paragraphes (retrait, liste, positionnement du texte) ;
    • insertion (image, date, etc.).
  • l’impression.

Un "éditeur de textes basique" ne comprend pas de :

  • correcteur orthographique ;
  • gestion des styles (pour l’essentiel : titres & table des matières).

L’insertion des caractères absents sur le clavier est l’une des fonctions allouée au correcteur orthographique. Lorsque ce dernier est absent, il faut trouver comment insérer ces caractères. C’est ce qui fait l’objet de l’article suivant.

Supports

 

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Écrire une lettre à son garagiste

Travaux Pratiques

Écrire une lettre

Résultat visé

Le résultat à atteindre est donné par le support "Ltr_Garagiste_Objectif". Les étapes suivantes détaillent comment atteindre ce résultat. Cette lettre pourra ensuite vous servir de point de départ pour vos différents courriers.
Si vous savez déjà utiliser un éditeur de texte, vous pouvez démarrer directement comme à votre habitude : WordPad fonctionne comme un éditeur de texte classique. Sinon, suivez les étapes ci-dessous.
La première étape consiste à choisir un éditeur de texte. L’éditeur retenu est WordPad.
On ne procède pas pareil, avec un éditeur de texte, qu’on le ferait avec un stylo et une feuille de papier. Avec l’éditeur de texte, le texte est saisi à la volée puis vient une succession de mises en forme et de corrections. Avec le stylo et la feuille de papier, les deux actions sont entremêlées : la mise en forme et l’écriture vont de pair.
Nous allons tout d’abord saisir le texte lui-même puis les en-têtes.

Utiliser un éditeur de textes basique - WordPad

Écrire une lettre - Texte & signature

Certains caractères sont soit difficile soit impossible à trouver sur le clavier.
Saisir le texte lui-même :

  • Ouvrir WordPad & saisir le premier paragraphe.
  • Sélectionner [1] toute la saisie, trois méthodes [2] :
    1. Dans le ruban, onglet "Accueil", dernière rubrique "Édition", cliquer sur "Sélectionner tout" ;
    2. Avec la souris, Cliquer avant le premier caractère du texte, maintenir le clic gauche enfoncé pour tout sélecter jusqu’au dernier caractère ;
    3. Touche raccourci : tenir la touche "ctrl" enfoncée et frapper la lettre "A".
  • Dans le ruban, onglet "Accueil", rubrique "Police", choisir la police "Verdana", de taille "12".
  • Dans le ruban, onglet "Accueil", rubrique "Paragraphe", Interligne : choisir un intervalle de 1,15 et décocher "Ajouter un intervalle de 10 pt après le paragraphe".
  • Dans le ruban, onglet "Accueil", rubrique "Paragraphe", choisir "Justifier".
  • Puis enregistrer le fichier : dans le ruban, onglet "Fichier", rubrique "Enregistrer sous" : le ranger dans la bibliothèque "Documents" sous le nom "Ltr_Garagiste".
  • Finir de saisir le texte en sauvegardant de temps en temps.
  • Sauvegarder le fichier. Quitter WordPad.

 

Utiliser un éditeur de textes basique - WordPad

Écrire une lettre - Émetteur

Ouvrir avec WordPad "Ltr_Garagiste".
Saisir l’adresse de l’émetteur.
Sauvegarder le fichier, plusieurs méthodes :

  1. Dans le ruban, onglet "Fichier", rubrique "Enregistrer" ;
  2. Tout en haut cliquer sur la petite disquette ;
  3. Maintenir la touche Ctrl enfoncé en frappant la lettre S.

Quitter WordPad.

Utiliser un éditeur de textes basique - WordPad

Écrire une lettre - Date et localité

Ouvrir avec WordPad "Ltr_Garagiste".
Rajouter date et lieu de d’émission au niveau de la 1er ligne (utiliser des tabulations) :
« Montrouge le 1er avril 2022 »

Sauvegarder le fichier. Quitter WordPad.

Utiliser un éditeur de textes basique - WordPad

Écrire une lettre - Destinataire

Ouvrir "Ltr_Garagiste".
Saisir dans WordPad l’adresse du destinataire.

Positionner l’adresse à droite en utilisant les retraits :

  1. sélectionner la totalité de l’adresse - les 4 lignes ;
  2. cliquer sur l’icône "Augmenter le retrait" dans le menu jusqu’à obtenir un positionnement convenable (au besoin, utiliser l’icône "Réduire le retrait").

Rajouter la référence :
« Référence : 0123456789 »

Sauvegarder le fichier. Quitter WordPad.

 

Utiliser un éditeur de textes basique - WordPad

Écrire une lettre - Mise en forme du texte

Les actions de mise en forme à effectuer sont celles offertes par WordPad. Mais le principe est toujours le même dès qu’il s’agit d’éditer du texte :

  1. Sélectionner la zone à traiter [3] (ce peut être tout ou partie du texte)
  2. Appliquer l’action que l’on sait offerte par l’éditeur du texte.

Ouvrir "Ltr_Garagiste".

Les actions à mener sur une partie du texte demandent un positionnement ou une sélection de caractères, ligne ou paragraphe :

  • Faire une liste d’éléments ;
  • Mettre en Gras, Souligné, Italique ou barrer certaines parties ;
  • Corriger les fautes d’orthographe.

Agrémenter la présentation avec quelques « Retour à la ligne » … Il reste à mettre les caractères indispensables absents du clavier mais cela nécessite de connaitre l’utilisation du presse-papier Windows.
Sauvegarder le fichier. Quitter WordPad.

 

Supports

 

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[1]Sélectionner c’est « bleuir » une zone.

[2]Les deux dernières possibilités existent pour toutes les fenêtres Windows.

[3]Sélectionner c’est « bleuir » une zone.

[4]Pour télécharger la lettre, faire un clic droit dessus. Dans le menu qui s’affiche choisir “Enregistrer la cible du lien sous...”. Choisir le dossier de stockage : “Téléchargements” par exemple.

Les outils (3/3) - Le presse-papier

WordPad - Insérer les caractères absents du clavier

Le presse-papier de Windows

Principe de fonctionnement

Windows met à la disposition de toutes les applications actives une zone commune qu’elles peuvent utiliser pour stocker provisoirement une information. Il suffit pour cela qu’elles mettent à la disposition de leur utilisateur les fonctions permettant de :

  • Copier : l’utilisateur sélectionne un objet (une partie de texte par exemple) et active la fonction "Copier". L’objet sélectionné est copié dans le presse-papier.
  • Couper : l’utilisateur sélectionne un objet (une partie de texte par exemple) et active la fonction "Couper". L’objet sélectionné est copié dans le presse-papier et, simultanément, supprimé de son emplacement.
  • Coller : l’utilisateur choisit un emplacement (positionne le curseur à un endroit du texte par exemple) et active la fonction "Coller". Le contenu du presse-papier est copié à l’endroit choisi.

Notes :

  1. Lors des actions copier ou couper, lorsque L’objet sélectionné est copié dans le presse-papier, il chasse le contenu précédent et reste dans le presse-papier jusqu’au copier ou couper suivant. Il est donc possible de coller plusieurs fois le même élément sans le copier ou couper à chaque fois.
  2. Le contenu du presse-papier n’est pas directement visible.

 

WordPad et le presse-papier

Utilisation dans une seule fenêtre

Télécharger le fichier "Presse-papier local". Il contient toutes les instructions pour placer des éléments à leur place dans un fichier. À chaque manipulation, il faut :

  1. sélectionner la zone à copier,
  2. la copier dans le presse-papier,
  3. sélectionner la zone de réception,
  4. y coller le contenu du presse-papier.

Pour sélectionner une zone à copier, 2 possibilités :

  1. Positionnez la souris au début du texte à sélectionner, appuyez sur la touche MAJ puis cliquez à la fin du texte à sélectionner ;
  2. Cliquer sur le début du texte, maintenir le bouton de la souris enfoncé et déplacer le curseur jusqu’à la fin du texte à sélectionner et relâcher le bouton de la souris.

Pour copier la zone sélectionnée dans le presse-papier, 3 possibilités :

  1. Clic droit et choisir copier ;
  2. Dans le ruban, onglet « Accueil », zone « Presse-papiers » (la première à gauche), choisir copier ;
  3. Garder enfoncée la touche « ctrl » et frapper sur la touche « C ».

Pour localiser l’emplacement de destination, positionner le curseur à l’aide de la souris. Il est aussi possible de sélectionner une zone à remplacer par le contenu du presse-papier : procéder comme pour la sélection de la zone à copier.

Pour coller le contenu du presse-papier, 3 possibilités :

  1. Clic droit et choisir coller ;
  2. Dans le ruban, onglet « Accueil », zone « Presse-papiers » (la première à gauche), choisir coller ;
  3. Garder enfoncée la touche « ctrl » et frapper sur la touche « V ».

WordPad et le presse-papier

Utilisation avec deux fenêtres

Télécharger les fichiers "Presse-papier origine" & "Presse-papier destination". Ils contiennent toutes les instructions pour placer des éléments à leur place d’un fichier à l’autre. À chaque manipulation, il faut sélectionner la zone à copier dans le fichier origine, la copier dans le presse-papier, choisir la zone de réception dans le fichier destination et y coller le contenu du presse-papier.
Ouvrir les deux fichiers et les positionner côte à côte avec la méthode antérieure à Windows 11 puis avec la nouvelle possibilité lorsqu’elle est disponible. Remarquer les constantes dans les fenêtres Windows :

  • les 3 signes en haut à gauche et leur fonction ;
  • le déplacement global de la fenêtre ;
  • le déplacement des bordures pour ajuster la taille de la fenêtre.

Puis procéder comme précédemment pour copier & coller.

 

Insérer les caractères absents du clavier

Dans un texte WordPad

Télécharger & ouvrir le fichier "Correction clavier".
Télécharger & ouvrir les fichiers "WordPad - Insérer les caractères absents du clavier".
Placer les deux fenêtres côte à côte.
Copier les caractères absents du clavier & les insérer dans "Correction clavier". Sauvegarder.

Insérer les caractères absents du clavier

Dans la lettre à l’assureur

Ouvrir le fichier contenant votre lettre en cours de rédaction.
Télécharger & ouvrir le fichier "WordPad - Insérer les caractères absents du clavier".
Placer les deux fenêtres côte à côte.
Copier les caractères absents du clavier à insérer dans votre lettre (les caractères spéciaux œ, espace insécable, æ, È et « » ).
Sauvegarder.

Supports

Travaux Pratiques

 

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Imprimer une lettre

Installer puis utiliser une imprimante

Imprimer un texte - WordPad

Installer l’imprimante

Aller dans les paramètres.
Passer rapidement en revus les différents éléments, s’attarder sur :

  • "Système" voir le Windows installé sur la machine et la veille
  • "Applications et fonctionnalités"
  • "Window Update"

Sélectionner "Bluetooth et appareils" puis "Imprimantes et scanners".
Cliquer sur "Ajouter un appareil"
Installer l’imprimante Brother MFC-J5730DW

Imprimer un texte - WordPad

Imprimer la lettre

Ouvrir le fichier WordPad contenant la lettre.
Imprimer le fichier :

  • Dans le ruban, onglet "Fichier", rubrique "Imprimer".
  • Touche raccourci : tenir la touche "ctrl" enfoncée et frapper la lettre "P".

Cette dernière possibilité existe pour toutes les fenêtres Windows.
Choisir l’imprimante Brother MFC-J5730DW
Imprimer

Sauvegarder éventuellement le fichier. Quitter WordPad.

 

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Mettre une lettre au format PDF

Utiliser des fichiers PDF

Fichier PDF

Qu’est-ce que c’est ?

Le Portable Document Format [1], communément abrégé en PDF, est un langage de description de page présenté par la société Adobe Systems en 1992 et qui est devenu une norme ISO en 2008.

La spécificité du PDF est de préserver la mise en page d’un document — polices de caractère, images, objets graphiques, etc. — telle qu’elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d’exploitation et l’ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser.

Le PDF s’est imposé comme format d’échange (consultation d’écran, impression, etc.) et d’archivage de documents électroniques.

Fichier PDF

Adobe Acrobat Reader DC

Adobe Acrobat est une famille de logiciels mis au point par Adobe Systems, pour manipuler des documents électroniques au format PDF.

Le programme Adobe Acrobat Reader DC (auparavant appelé Adobe Acrobat Reader, puis Adobe Reader) est disponible gratuitement sur le site Web d’Adobe et permet l’affichage et l’impression des fichiers PDF. Les nombreux programmes commerciaux de la gamme Acrobat permettent d’effectuer quelques modifications minimales et d’ajouter des fonctionnalités aux documents PDF (formulaire PDF par exemple). En outre, ils sont fournis avec d’autres modules comprenant notamment un pilote d’imprimante pour créer des fichiers PDF à partir d’applications Macintosh, Microsoft Windows et GNU/Linux.

Acrobat Reader

Installation

L’installation d’un logiciel se fait toujours à partir du site de l’éditeur du logiciel. Cette précaution garantit que le logiciel est installé sans ajout de programme "embarqué". Si vous ne connaissez pas l’éditeur aller le chercher sur Wikipedia [2] en entrant le nom du logiciel en zone de recherche.
Suivre la documentation "Installer Adobe Acrobat Reader DC".

 

Fichier PDF

Mettre ma lettre au format PDF
  • Ouvrir la lettre avec WordPad.
  • Imprimer le fichier :
    • Dans le ruban, onglet "Fichier", rubrique "Imprimer".
    • Touche raccourci : tenir la touche "ctrl" enfoncée et frapper la lettre "P" (Cette dernière possibilité existe pour toutes les fenêtres Windows).
  • Choisir l’imprimante "Microsoft Print to PDF"
  • Imprimer
  • Choisir le dossier pour héberger le fichier PDF résultat. Donner un nom à ce fichier. Lancer l’impression.
  • Quitter WordPad.

Ouvrir l’explorateur de fichiers. Visualiser le contenu du dossier retenu précédemment.
Ouvrir le fichier en double-cliquant dessus.
Observer la réaction du système : ouvre-t-il le fichier ? Si oui, avec quel programme ?

Acrobat Reader

Lire un fichier PDF

Ouvrir l’explorateur de fichiers.
Lire la lettre au format PDF avec Acrobat Reader.

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